Как писать объясни­тельную на работе

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Объяснительная записка — документ, в котором сотрудник поясняет руководителю, почему на рабочем месте либо вне его возникла нештатная ситуация. На федеральном уровне определения термина нет, он встречается во внутренних документах некоторых ведомств  .

Чаще всего объяснительная связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега не предоставил информацию. Тогда объяснительная поможет руководству разобраться, кто реально виноват. И грамотно составленная записка позволит избежать ответственности или смягчить ее.

Отказ от объяснительной обычно означает, что работника признают виновным и подвергают дисциплинарному взысканию: замечанию, выговору или даже увольнению  .

Юридическое значение. Если работодатель считает, что сотрудник провинился, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно пояснить причины произошедшего — для этого и нужна объяснительная записка. Человеку дают минимум два рабочих дня на ее подготовку  .

Если в этот срок сотрудник не подаст объяснительную или откажется от нее, об этом составят акт.

После получения записки или отказа от нее у работодателя два варианта:

1. Понять и простить сотрудника. Например, если он указал уважительные причины проступка. Или случившееся мало повлияло на рабочий процесс.
2. В течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании  .

С приказом нужно ознакомить работника под подпись в течение по крайней мере трех рабочих дней со дня издания. Сотрудник может отказаться от подписи, о чем составят акт, но приказ будет действительным  .

Дальше работник соглашается с приказом или обжалует его в гострудинспекции либо суде  .

В трудовую инспекцию есть смысл обращаться, когда нарушена процедура взыскания — расскажу об этом дальше. Если же работник не согласен с нарушением, за которое его наказали, но процедура соблюдена, обжаловать взыскание можно только в суде  .

Объяснительная — обычно способ оправдаться перед руководством.

Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Начальник потребовал разъяснений.

Как мы выяснили выше, если работник откажется, его, вероятно, привлекут к дисциплинарной ответственности. Причем строже, чем могли бы, поскольку, скорее всего, отказ воспримут как конфронтацию с руководством.

Поэтому Петров может написать в объяснительной так:

Наказание вероятно и в этом случае: причина проступка неуважительная. Однако даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Другой вариант объяснительной Петрова:

Теперь привлечь Петрова к ответственности сложнее: формально причина опоздания уважительная. Работодатель должен проверить это. Если все подтвердится, сотрудника не накажут, поскольку в случившемся нет его вины  .

Даже если начальник не примет доводы Петрова и приказом объявит дисциплинарное взыскание, при наличии такой объяснительной и справки управляющей компании приказ легко обжаловать в суде.

Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. По закону работник обязан подать объяснительную записку, если его подозревают в дисциплинарном проступке. На это выделяют минимум два рабочих дня. Отказ от объяснительной не помешает работодателю наказать сотрудника  .

Но обычно такую записку требуют при любой нештатной ситуации на работе. Если это не связано с потенциальным дисциплинарным проступком, в теории сотрудник вправе отказаться без последствий. Правда, в жизни это явно испортит отношения с начальством и стоит ли отказ того — решать работнику.

В законе виды объяснительных записок не закреплены, но по содержанию они бывают такие.

Признательная. Сотрудник соглашается, что нарушил трудовую дисциплину, и не пытается защищаться. Расчет на то, что искренность учтут, когда будут определять тяжесть наказания.

Оправдательная. В объяснительной работник раскрывает уважительные причины своего бездействия или неправильных поступков. Либо аргументированно пишет, что не совершал ничего подобного.

Пояснительная. Такую записку составляют, если вероятных виновников проступка несколько и работодателю надо разобраться в произошедшем.

Тогда всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Также такие объяснительные могут попросить у свидетелей нештатной ситуации.

Все записки анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Если записка нужна для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен сделать следующее  :

1. Составить акт о нарушении. Зафиксировать там дату, время и суть проступка. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника объяснительную. Для этого вручают уведомление под подпись, в котором указывают срок минимум два рабочих дня, дату, место и время предоставления объяснительной. Если сотрудник тут же отказывается подписать уведомление, это при двух свидетелях фиксируют в самом документе или отдельном акте.
3. Подождать объяснительную минимум два рабочих дня, даже когда работник сразу отказался ее давать.
4. Если сотрудник принес объяснительную — ее рассматривает руководитель. Если не подал, это фиксируют отдельным актом.

Стоит пропустить хотя бы один пункт — и шансы работника оспорить взыскание увеличиваются. И наоборот.

Форма. Обязательной для всех случаев формы объяснительной записки нет. Но работодатель вправе утвердить образец локальным нормативным актом. Если нет и его, записку составляют в произвольной форме.

Структура текста. Если объяснительную требуют в рамках привлечения к дисциплинарной ответственности, в документ включают:

1. Полное наименование должности руководителя и наименование организации либо ФИО ИП — работодателя. Например: «Генеральному директору ООО „Вектор“ Петрову В. В.».
2. Ваши фамилию, имя, отчество и должность.
3. Название — «Объяснительная».
4. Иногда — место составления записки, например, если работник на больничном и пишет объяснительную дома.
5. Обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Вашу роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Последствия нарушения. Это важно: иногда их отсутствие или небольшая тяжесть смягчает наказание. Скажем, одно дело, когда ключевой документ потеряли безвозвратно, другое — утеряли, но быстро нашли.

В конце поставьте подпись и дату оформления объяснительной записки. Получится примерно так.

Обязательные реквизиты. В законе их нет. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации или ИП. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии. Но обычно нужно указать следующее.

Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации, предприниматель или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.

Приложения — любые документы, которые подтверждают обстоятельства и доводы работника. К примеру, в случае с прогулом это могут быть справки — о болезни, коммунальной аварии или ДТП.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан  .

На составление объяснительной в рамках привлечения к дисциплинарной ответственности сотруднику обязаны дать минимум два рабочих дня. В этот срок не входит период любого отпуска или больничного  .

Если потенциально виновный сотрудник уже в отпуске или на больничном, заставить его заниматься объяснительной нельзя. Но предложить подать ее можно.

Однако работодателю важно учитывать: если сотрудник согласится, сразу после выхода на работу наказать его не получится. Надо подождать минимум два рабочих дня.

Если объяснительную запросили не в связи с дисциплинарным взысканием, то сроки ответа обычно закрепляют в локальном нормативном акте. Другой вариант — указывают в самом требовании о предоставлении записки.

Да, можно. Вопрос лишь, к чему это приведет.

Если документ нужен вне рамок привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности и не предусмотрен локальным нормативным актом, то по закону последствий быть не должно. Разве что начальник затаит обиду.

Другое дело, когда объяснительную запросили, чтобы разобраться с потенциальным проступком сотрудника.

Последствия отказа от составления объяснительной. Во-первых, это не помешает работодателю привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности  .

Во-вторых, скорее всего, такой отказ работодатель сочтет отягчающим признаком вины сотрудника. Что логично: невиновный защищается, а не молчит.

В итоге наказание может быть более строгим, чем если бы человек написал хоть что-то. Скажем, вместо замечания объявят выговор. Или вместо выговора попросят уйти с работы.

Когда могут уволить. Нельзя расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя просто за то, что сотрудник не стал писать объяснительную. Наказать могут за само дисциплинарное нарушение, ради расследования которого требовали документ  .

Уволить в качестве взыскания можно  :

• за однократный грубый проступок, в том числе прогул, появление на работе пьяным, разглашение коммерческой тайны;
• если у работника есть неснятое наказание и он проштрафился еще раз, а то и два.

Акт об отказе. Документ составляют, если сотрудник на требование предоставить объяснительную с ходу отвечает, что делать это не будет. Или озвучивает отказ после того, как истек срок на предоставление документа — минимум два рабочих дня  .

В обоих случаях акт оформляют по крайней мере через те самые два рабочих дня. Раньше нельзя — вдруг работник передумает.

Составляют документ обычно не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность акта можно будет оспорить.

В акт включают:

1. Название организации или ФИО ИП — работодателя.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дату и место составления.
4. Краткое описание нарушения.
5. Причины отказа от объяснительной со слов работника. Либо пишут, что он не стал ничего пояснять.
6. Подписи составителей акта.
7. Подпись работника в ознакомлении с актом. Если он отказался, это фиксируют в самом документе или составляют отдельный акт об отказе от подписи.

По рекомендованным правилам делопроизводства, работодатель, получив объяснительную записку, ставит на ней регистрационный номер документа и дату приема  .

Минимальные сроки хранения объяснительной, полученной в рамках процедуры дисциплинарного взыскания:

• 50 лет, если работника наказали увольнением  ;
• три года — когда сотруднику объявили замечание либо выговор  .

В остальных случаях работодатель сам определяет, сколько хранить объяснительные записки.

При составлении документа желательно следовать таким правилам:

1. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная без ошибок, помарок, зачеркиваний и на чистой бумаге. Многословие запутывает руководство, а ошибки и прочее — раздражают.
2. Начинайте сразу с момента появления нештатной ситуации. Адресату записки неинтересно, во сколько вы встали и чем завтракали.
3. Если вам объективно есть чем оправдаться — напишите об этом. Если нечем, так и скажите — честность может смягчить наказание.
4. Не стоит выдумывать уважительные причины проступка, их наверняка попросят подтвердить документами. Ложь усугубит положение.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. Несколько сотрудниц распивали спиртное на работе, попались и подали руководству такую объяснительную.

Из этого текста руководству видно, что фигурантки заранее и умышленно договорились весело провести время на рабочем месте с двумя бутылками пива. А планы на сауну вовсе лишние — к общей картине ничего не добавляют.

Намного лучше было написать так:

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. У всего перечисленного часто бывают уважительные причины.

Например, человек может заболеть, попасть в больницу, в ДТП, или у него может захворать ребенок.

Если работник может это подтвердить, то наказывать его нельзя, поскольку нет вины.

Но когда оправдаться нечем, лучше признать проступок, а не выдумывать странные доводы в защиту.

Из документа видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы внести платеж по кредиту.

Но офисы банков работают не только с 08:00 до 17:00, а банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения доступны круглосуточно.

Поэтому здесь, как и в случае с пьянством выше, в объяснительной рациональнее было повиниться и взять обязательства больше так не поступать.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

Этот текст, скорее всего, рассердил руководство и усугубил судьбу уборщицы. Начальник своими глазами видел грязь, а ему в ответ, мол, вам показалось.

В этом случае, помимо стандартного содержания, я рекомендую включить в объяснительную:

1. Суть, причины и последствия проступка. Если последних нет или они несущественны — наказание может быть мягче.
2. По возможности — способ решения проблемы.
3. Отметить, что подобное не повторится.

Альтернативный вариант записки:

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Случается, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Тут все в порядке: причина уважительная и предложили, как устранить проблему.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда остается признать очевидное и надеяться, что наказание будет нестрогим.

При производственной травме. Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа. Если он восемь лет и более — выплатят 100% среднего заработка. От пяти до восьми лет — 80%, менее пяти лет — 60%.

Пособие по болезни или бытовой травме могут снизить до федерального МРОТ за полный календарный месяц, если нетрудоспособность наступила  :

• из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения;
• действий, связанных с таким опьянением.

Если же травма получена в результате несчастного случая на производстве, независимо от стажа начислят 100% среднего заработка  .

Но когда единственная причина произошедшего — опьянение пострадавшего работника, такую травму сочтут бытовой и оплатят соответственно  .

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам.

Например, работник принес больничный — у него перелом. Чтобы выяснить все обстоятельства, сотруднику предложили написать объяснительную. А дальше у него три варианта.

Первый — отказаться. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве, то не сможет претендовать на пособие в 100% среднего заработка без оглядки на стаж. И больничный оплатят по общим правилам.

Второй вариант — сотрудник пишет в объяснительной так:

Кадрам и Социальному фонду все ясно: время нерабочее, произошедшее не считается несчастным случаем. Значит, и в этом случае пострадавшему положено стандартное пособие.

Теперь третий вариант объяснительной сотрудника в связи с переломом:

Тогда нужно проводить расследование несчастного случая на производстве  . Если выяснится, что человек пострадал из-за нарушений работодателя, сотруднику назначат пособие исходя из 100% среднего заработка.

В целом я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые прямо относятся к происшествию и не дискредитируют вас. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что крепко выпил на работе, очнулся и увидел гипс — радикально другое.

1. Объяснительная записка— дело добровольное. Отказаться можно, но, если ее запросили для дисциплинарного расследования, от наказания это не спасет.
2. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
3. Если сотруднику хотят назначить дисциплинарное взыскание, работодатель обязан письменно запросить объяснительную и дать минимум два рабочих дня на ее предоставление.
4. Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
5. Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.